Správa dokumentů

Modul SPRÁVA DOKUMENTŮ je určen pro evidenci dokumentů, jejich třídění a práci s nimi.V rámci tohoto modulu lze jako dokument evidovat jakýkoli soubor v elektronické podobě. Modul SPRÁVA DOKUMENTŮ je provázán s ostatními moduly systému ERP EPASS®, takže v každém dalším modulu lze k položkám přiřazovat libovolné množství dokumentů, tedy např. ke skladové položce lze evidovat dodací listy, protokoly o shodě, faktury atp.

  • Lze zvolit trojí způsob uložení dokumentů:
    • převod do databáze SQL serveru
    • odkaz na soubor umístěný na síti
    • odkaz na dokument umístěný mimo počítačovou síť
  • Lze vytvářet jak nové dokumenty, tak zařazovat již existující soubory
  • Pokud jde o typ souboru, který je asociovaný s aplikací (nastavení Windows), lze jej přímo z prostředí SD editovat. Spustí se příslušná aplikace a v ní se otevře soubor
  • V případě uložení na serveru platí veškerá zabezpečení obsažená ve Správě dokumentů
  • V případě uložení formou odkazu na soubor na síti lze k souboru přistupovat i mimo správu dokumentů
  • Ochrana dokumentů formou přístupových práv a formou vlastnictví konkrétních dokumentů či jejich složek
  • Knihy dokumentů. Každá kniha má nastavení číselné řady a služeb - tedy údajů, které se na dokumentech z dané knihy budou evidovat
  • Jedna karta dokumentů může obsahovat libovolné množství souborů
  • Jednotlivé soubory mohou mít evidenci verzí, vytváření verzí lze automatizovat. Všechny verze jsou přístupné.
  • Karta dokumentu má následující základní informace:
    • název a číslo dokumentu (závislé na knize)
    • datum vzniku
    • vazba na zodpovědného uživatele
    • druh dokumentu (uživatelský číselník)
    • stav (platný/zrušený)
    • Přítomnost dalších informací se řídí konfigurací knihy dokumentů
  • Stromy dokumentů. Jde o uživatelsky vytvářené hierarchické struktury, do nichž lze dokumenty umístit a které slouží jako možnosti náhledů na množinu všech dokumentů (např. strom projektů, strom typů dokumentů, strom umístění dokumentů mimo síť)
  • Vazby na partnery. Libovolné množství navázaných partnerů v libovolných rolích (vztah partnera k dokumentu)
  • Vazby na doklady. Dokument je možné svázat s libovolnými doklady z modulů Obchod a Finance.
  • Svázané dokumenty. Lze definovat vztah mezi dvěma dokumenty
  • Připojen EP_klasifikátor - neomezená možnost uživatelsky přidávat další údaje, které se na dokumentech z knihy budou evidovat
  • Poznámky - libovolné množství poznámek, připojených k dokumentu. Poznámka může být vlastněna.
  • Půjčovna. Evidence zapůjčených dokumentů, kdy, komu, na jak dlouho, vrácení
  • Spisovna. Skartace/archivace v závislosti na zařazení do číselníku spisových znaků.
  • Oběh dokumentů - na základě skriptů, napsaných podle potřeby uživatele autory systému, a na základě zadaných údajů, které figurují jako rozhodující ve skriptu (např. jednotlivých uživatelů, kteří se podílí na schválení dokumentu) lze dokument zařadit do oběhu. Jednotliví uživatelé mají možnost si zobrazit oběhy, ve kterých je od nich požadována nějaká akce, a požadovanou akci provést.
  • Historie změn, provedených v dokumentu (rozuměj na kartě dokumentu)
  • Generování fulltextového indexu pro vybrané typy dokumentů a následná možnost fulltextového vyhledávání v obsahu dokumentů.
  • Šablony dokumentů. Možnost použití šablony jako předlohy pro mapování informací z dalších modulů IS EPASS®
  • Spolupráce s Windows - možnost odeslat dokument elektronickou poštou jako soubor (běžně spustitelný) nebo jako odkaz ve Správě dokumentů (spustitelný jen z prostředí Správy dokumentů). Možnost načtení částí adresářové struktury z Průzkumníka, včetně souborů v ní obsažených. Možnost odeslat soubor z prostředí Windows do správy dokumentů (kde se vytvoří příslušná karta)
  • Elektronická podatelna. Možnost automaticky či na požádání načítat poštu z poštovního klienta do Správy dokumentů, včetně příloh. Možnost automatické odpovědi (potvrzení příjmu)
  • Papírová podatelna - zjednodušené zapsání příchozího dokumentu
  • Podpora pro skenování dokumentů, prohlížeč naskenovaných
  • Poskytuje služby dalším modulům IS EPASS® - možnost práce s dokumenty z objektů v jiných modulech (např. z dokladů v Obchodu, z Partnerů, z produktů v Katalogu)
  • Programové API pro integraci s jinými produkty (postavené na technologii COM)