Workflow
Modul Workflow umožňuje automatizaci pracovních procesů;
umožňuje definování, realizaci a kontrolu určitého sledu akcí
spojených s nějakým objektem - dokumentem či dokladem, které mají
provést určení pracovníci - uživatelé systému.
Procesy lze navrhnout tak, aby odpovídaly zaběhnutým zvykům firmy.
V návrhu procesu lze použít obecných prvků umožňujících postoupení
požadavku dalšímu schvalovateli,vrácení požadavku, větvení procesu,
podporu zástupců uživatelů, vložení různých rozhodovacích prvků na
základě parametrů předmětu procesu. Každá z těchto akcí může mít
nastaveny podmínky, podle kterých má proběhnout, přičemž modul
poskytuje určitou míru inteligentního chování (jestliže zjistí, že
některá podmínka nemůže být splněna - např. příslušný uživatel je
nepřítomen - přesměruje akci na jiného uživatele).
Je tedy možné schvalovat např. smlouvy, došlé faktury, objednávky apod., přičemž schvalovací proces se může automaticky přizpůsobit jejich vlastnostem. Například přesáhne-li doklad určitou částku, je do schvalovacího procesu zapojen další schvalovatel nebo při schválení dokladu přesahujícího určitou částku jsou zvolení uživatelé o této skutečnosti informováni. Při schválení dokladu je možné automaticky nastavit jeho uživatelský stav, bez jehož nastavení nelze doklad uzavřít.
Pro identifikaci uživatelů používá Workflow submodul Uživatelé a práva, elektronické adresy uživatelů se přebírají z databáze modulu Partneři. Modul Uživatelé a práva je rovněž použit pro stanovení přístupových práv jednotlivých uživatelů k modulu Workflow.
Základní vlastnosti:
- Přehled nevyřízených požadavků uživatele
- Přehled probíhajících procesů
- Upozornění uživatele na nový požadavek
- Zobrazení aktuálního průběhu procesu
- Přeposlání požadavku definovanému zástupci
- Možnost definice uživatelů prostřednictvím rolí (účetní, ekonom, technik…)
- Možnost vytváření skupin rolí v případě velkých společností
Standardní funkce a pojmy
Předpisy oběhů jsou vytvořeny pro pravidelně opakované oběhy při kterých je třeba, aby se uživatelé v určených rolích (účastníci oběhu) vyjádřili k nějakému objektu. Obecně je možné vytvořit komplikovanější schvalovací proces včetně větvení dle výběru větve uživatele kdekoliv v průběhu schvalovacího procesu, či zapojení do schvalovacího procesu více schvalovatelů dle vlastností dokumentu či dokladů.
Role. Pod pojmem role rozumíme v rámci Workflow funkční zařazení pracovníka ve vztahu k Workflow. Předpisy oběhů se odkazují na tyto role.
Předpis role slouží pro určení toho, kdo
konkrétně k určitému datu nějakou roli vykonává,. Tento předpis
definuje, že uživatel "xy" v době od tehdy do tehdy vykonává
určitou roli. Pokud nějaký uživatel přestane vykonávat určitou
roli, je důležité ukončit platnost daného předpisu.
Pro každou roli může být vytvořen neomezený počet předpisů rolí
(např. jednu roli může současně zastávat více uživatelů). Může se
stát i to, že po nějaké období nebude role mít platný žádný předpis
(funkční zařazení je neobsazené). Potom záleží na předpisu oběhu,
zda je definována taková role jako zastupitelná.
Upozornění na akce. V modulu Workflow se
používají adresy elektronické pošty z databáze modulu Partneři.
Pokud tedy chcete zasílat jednotlivým uživatelům upozornění na
akce, které mají v rámci oběhu vykonat, je nutné mít zadané
potřebné údaje.
Je možné nastavit automatického upozorňování
uživatelů na nově příchozí požadavky.
Systém umožňuje definovat absence
uživatelů.
Jestliže je spuštěn oběh, v jehož popisu se vyžaduje akce určitého
uživatele, existuje několik možností:
- uživatel je přítomen a akci provede - oběh normálně pokračuje dál
- uživatel je přítomen, ale akci neprovede - pak záleží na tom,
jak je napsaný pokyn k předpisu oběhu, např.:
- uživatel může být opakovaně upozorňován na akci, kterou má provést,
- akce ho může po nějaké době přeskočit,
- akce se může přesměrovat na jiného uživatele,
- akce se vrátí k iniciátorovi oběhu.
- uživatel není přítomen, avšak nemá zapsanou absenci, v takovém případě platí totéž jako u bodu b.
- uživatel má zapsanou absenci, pak opět záleží na pokynu k předpisu oběhu. Podle toho, jak je napsaný, se může ihned po spuštění oběhu vygenerovat hlášení o tom, že daný uživatel není přítomen nebo se akce přesměruje na jiného uživatele apod.
Probíhající oběhy - tato volba je viditelná podle nastavení přístupových práv a slouží administrátorovi pro kontrolu probíhajících oběhů. Oprávněná osoba (administrátor) tak může např. zrušit oběh, který je nefunkční.
Dokumenty ke schválení - v seznamu se objeví dokumenty, pro které se podle nastavení předpisu jejich oběhů a předpisů rolí vyžaduje nějaká akce od vybraných uživatelů či rolí.
Je možné zobrazit přehled průběhu všech požadavků, včetně jejich rozhodnutí a aktuálního stavu, ve kterém se požadavek nachází.
Vámi vytvořené oběhy - v této volbě vidíte oběhy, jejichž iniciátorem byl aktuálně přihlášený uživatel.
Posouzené dokumenty - seznam obsahuje dokumenty, které byly zařazeny v obězích, u kterých vybraný uživatel nebo role provedli nějakou akci, např. schválili nebo zamítli dokument.
Spuštění nového oběhu - tato volba umožňuje, aby aktuálně přihlášený uživatel jako iniciátor spustil nový oběh pro nějaký dokument.
Schválení/zamítnutí oběhu - uživatel zapojený do oběhu, má možnost se k dokumentu vyjádřit, tj. schválit jej nebo zamítnout.
Zrušení oběhu - zrušit oběh může pouze uživatel, který jej inicializoval.
Vrácení požadavku - volba, která vytvoří požadavek na předcházejícího uživatele v řetězci požadavků, včetně důvodu vrácení. Toho lze využít například v případě, že byl požadavek zaslán někomu chybně, nebo pokud dokument neobsahuje všechny potřebné náležitosti. Je také možné vytvářet pouze informativní požadavky určitým osobám například při schválení některých důležitých dokumentů nebo při zamítnutí dokumentu.
Webové rozhraní Workflow
Uživatelé sytému EPASS® mohou zpracovávat požadavky rovněž přes webové rozhraní, pomocí webového prohlížeče.
Po spuštění oběhu obdrží příslušný uživatel e-mailovou zprávu s požadavkem např. na schválení cenové nabídky. E-mail obsahuje odkaz na webovou aplikaci Workflow, pomocí něj lze otevřít požadavek na schválení ve webovém prohlížeči.
Po kliknutí na odkaz se v prohlížeči zobrazí přihlašovací stránka Workflow. Zde je třeba zadat uživatelské jméno a heslo (stejné jako při přihlášení do ERP EPASS®).
Po přihlášení se zobrazí stránka s požadavkem na schválení nabídky. Odsud je možné nabídku ihned schválit či zamítnout.
Předtím je možné do poznámky zapsat např. důvod zamítnutí nebo vzkaz dalšímu schvalovateli či uživateli zodpovědnému za zpracování nabídky. Všichni schvalovatelé si totiž mohou na záložce "Seznam rozhodnutí" prohlédnout poznámky od ostatních schvalovatelů.
Schvalovatel si odsud také může otevřít dokumenty přivázané k nabídce (např. text nabídky v dokumentu MS Word, tabulka s kalkulací v MS Excel apod.)
Uživatel si také může prohlížet všechny jemu adresované požadavky na stránce se seznamem požadavků. Zde si může požadavky filtrovat a třídit podle různých kritérií, jako např. datum požadavku, stav zpracování...