Workflow

Modul Workflow umožňuje automatizaci pracovních procesů; umožňuje definování, realizaci a kontrolu určitého sledu akcí spojených s nějakým objektem - dokumentem či dokladem, které mají provést určení pracovníci - uživatelé systému.
Procesy lze navrhnout tak, aby odpovídaly zaběhnutým zvykům firmy. V návrhu procesu lze použít obecných prvků umožňujících postoupení požadavku dalšímu schvalovateli,vrácení požadavku, větvení procesu, podporu zástupců uživatelů, vložení různých rozhodovacích prvků na základě parametrů předmětu procesu. Každá z těchto akcí může mít nastaveny podmínky, podle kterých má proběhnout, přičemž modul poskytuje určitou míru inteligentního chování (jestliže zjistí, že některá podmínka nemůže být splněna - např. příslušný uživatel je nepřítomen - přesměruje akci na jiného uživatele).

Je tedy možné schvalovat např. smlouvy, došlé faktury, objednávky apod., přičemž schvalovací proces se může automaticky přizpůsobit jejich vlastnostem. Například přesáhne-li doklad určitou částku, je do schvalovacího procesu zapojen další schvalovatel nebo při schválení dokladu přesahujícího určitou částku jsou zvolení uživatelé o této skutečnosti informováni. Při schválení dokladu je možné automaticky nastavit jeho uživatelský stav, bez jehož nastavení nelze doklad uzavřít.

Pro identifikaci uživatelů používá Workflow submodul Uživatelé a práva, elektronické adresy uživatelů se přebírají z databáze modulu Partneři. Modul Uživatelé a práva je rovněž použit pro stanovení přístupových práv jednotlivých uživatelů k modulu Workflow.

Základní vlastnosti:

  • Přehled nevyřízených požadavků uživatele
  • Přehled probíhajících procesů
  • Upozornění uživatele na nový požadavek
  • Zobrazení aktuálního průběhu procesu
  • Přeposlání požadavku definovanému zástupci
  • Možnost definice uživatelů prostřednictvím rolí (účetní, ekonom, technik…)
  • Možnost vytváření skupin rolí v případě velkých společností

Standardní funkce a pojmy

Předpisy oběhů jsou vytvořeny pro pravidelně opakované oběhy při kterých je třeba, aby se uživatelé v určených rolích (účastníci oběhu) vyjádřili k nějakému objektu. Obecně je možné vytvořit komplikovanější schvalovací proces včetně větvení dle výběru větve uživatele kdekoliv v průběhu schvalovacího procesu, či zapojení do schvalovacího procesu více schvalovatelů dle vlastností dokumentu či dokladů.

Role. Pod pojmem role rozumíme v rámci Workflow funkční zařazení pracovníka ve vztahu k Workflow. Předpisy oběhů se odkazují na tyto role.

Předpis role slouží pro určení toho, kdo konkrétně k určitému datu nějakou roli vykonává,. Tento předpis definuje, že uživatel "xy" v době od tehdy do tehdy vykonává určitou roli. Pokud nějaký uživatel přestane vykonávat určitou roli, je důležité ukončit platnost daného předpisu.
Pro každou roli může být vytvořen neomezený počet předpisů rolí (např. jednu roli může současně zastávat více uživatelů). Může se stát i to, že po nějaké období nebude role mít platný žádný předpis (funkční zařazení je neobsazené). Potom záleží na předpisu oběhu, zda je definována taková role jako zastupitelná.

Upozornění na akce. V modulu Workflow se používají adresy elektronické pošty z databáze modulu Partneři. Pokud tedy chcete zasílat jednotlivým uživatelům upozornění na akce, které mají v rámci oběhu vykonat, je nutné mít zadané potřebné údaje.
Je možné nastavit automatického upozorňování uživatelů na nově příchozí požadavky.

Systém umožňuje definovat absence uživatelů.
Jestliže je spuštěn oběh, v jehož popisu se vyžaduje akce určitého uživatele, existuje několik možností:

  • uživatel je přítomen a akci provede - oběh normálně pokračuje dál
  • uživatel je přítomen, ale akci neprovede - pak záleží na tom, jak je napsaný pokyn k předpisu oběhu, např.:
    • uživatel může být opakovaně upozorňován na akci, kterou má provést,
    • akce ho může po nějaké době přeskočit,
    • akce se může přesměrovat na jiného uživatele,
    • akce se vrátí k iniciátorovi oběhu.
  • uživatel není přítomen, avšak nemá zapsanou absenci, v takovém případě platí totéž jako u bodu b.
  • uživatel má zapsanou absenci, pak opět záleží na pokynu k předpisu oběhu. Podle toho, jak je napsaný, se může ihned po spuštění oběhu vygenerovat hlášení o tom, že daný uživatel není přítomen nebo se akce přesměruje na jiného uživatele apod.

Probíhající oběhy - tato volba je viditelná podle nastavení přístupových práv a slouží administrátorovi pro kontrolu probíhajících oběhů. Oprávněná osoba (administrátor) tak může např. zrušit oběh, který je nefunkční.

Dokumenty ke schválení - v seznamu se objeví dokumenty, pro které se podle nastavení předpisu jejich oběhů a předpisů rolí vyžaduje nějaká akce od vybraných uživatelů či rolí.

Je možné zobrazit přehled průběhu všech požadavků, včetně jejich rozhodnutí a aktuálního stavu, ve kterém se požadavek nachází.

Vámi vytvořené oběhy - v této volbě vidíte oběhy, jejichž iniciátorem byl aktuálně přihlášený uživatel.

Posouzené dokumenty - seznam obsahuje dokumenty, které byly zařazeny v obězích, u kterých vybraný uživatel nebo role provedli nějakou akci, např. schválili nebo zamítli dokument.

Spuštění nového oběhu - tato volba umožňuje, aby aktuálně přihlášený uživatel jako iniciátor spustil nový oběh pro nějaký dokument.

Schválení/zamítnutí oběhu - uživatel zapojený do oběhu, má možnost se k dokumentu vyjádřit, tj. schválit jej nebo zamítnout.

Zrušení oběhu - zrušit oběh může pouze uživatel, který jej inicializoval.

Vrácení požadavku - volba, která vytvoří požadavek na předcházejícího uživatele v řetězci požadavků, včetně důvodu vrácení. Toho lze využít například v případě, že byl požadavek zaslán někomu chybně, nebo pokud dokument neobsahuje všechny potřebné náležitosti. Je také možné vytvářet pouze informativní požadavky určitým osobám například při schválení některých důležitých dokumentů nebo při zamítnutí dokumentu.

Webové rozhraní Workflow

Uživatelé sytému EPASS® mohou zpracovávat požadavky rovněž přes webové rozhraní, pomocí webového prohlížeče.

Po spuštění oběhu obdrží příslušný uživatel e-mailovou zprávu s požadavkem např. na schválení cenové nabídky. E-mail obsahuje odkaz na webovou aplikaci Workflow, pomocí něj lze otevřít požadavek na schválení ve webovém prohlížeči.

wfw_mail

Po kliknutí na odkaz se v prohlížeči zobrazí přihlašovací stránka Workflow. Zde je třeba zadat uživatelské jméno a heslo (stejné jako při přihlášení do ERP EPASS®).

wfw_login

Po přihlášení se zobrazí stránka s požadavkem na schválení nabídky. Odsud je možné nabídku ihned schválit či zamítnout.

wfw_pozadavek

Předtím je možné do poznámky zapsat např. důvod zamítnutí nebo vzkaz dalšímu schvalovateli či uživateli zodpovědnému za zpracování nabídky. Všichni schvalovatelé si totiž mohou na záložce "Seznam rozhodnutí" prohlédnout poznámky od ostatních schvalovatelů.

wfw_pozadavek_seznam_rozhodnuti

Schvalovatel si odsud také může otevřít dokumenty přivázané k nabídce (např. text nabídky v dokumentu MS Word, tabulka s kalkulací v MS Excel apod.)

wfw_pozadavek_prilohy

Uživatel si také může prohlížet všechny jemu adresované požadavky na stránce se seznamem požadavků. Zde si může požadavky filtrovat a třídit podle různých kritérií, jako např. datum požadavku, stav zpracování...

wfw_pozadavky