Elektronická fakturace

Elektronická fakturace byla realizována u jednoho z našich zákazníků, ve společnosti zabývající se těžbou a zpracováním kamene.

Problém

Tato společnost odesílá svým odběratelům faktury elektronickou poštou. Jedná se o mail s dvěma přílohami - tiskovými výstupy systému EPASS, které jsou vyexportované do formátu PDF (vystavená faktura a soupis dodacích listů).

Jeden z významných odběratelů našeho zákazníka rozšířil svůj informační systém tak, aby mohl faktury došlé od dodavatelů zpracovávat automaticky. To znamená importovat faktury vytvořené v některém z běžně používaných strukturovaných formátů, určených pro elektronickou fakturaci.

Řešení

S výše uvedeným odběratelem našeho zákazníka jsme se dohodli na řešení, které je založené na formátu ISDOC:

  • faktury jsou nadále odesílány elektronickou poštou
  • mail má v příloze jediný soubor (ISDOCX)
  • archiv ISDOCX obsahuje XML soubor popisující fakturu a dvě přílohy ve formátu PDF (vystavená faktura a soupis dodacích listů - jedná se o stejné přílohy, které byly dosud odesílány přímo v příloze mailu)

V průběhu zpracování došlé faktury odesílá informační systém odběratele "potvrzovací" maily. Tyto maily poskytují informaci o stavu přijetí či zamítnutí faktury (faktura byla systémem úspěšně přijata, faktura byla systémem neúspěšně přijata z důvodu nějaké chyby, faktura byla zamítnuta odpovědným pracovníkem atd.). Nedílnou součástí řešení je tedy i automatismus, který slouží ke zpracování těchto potvrzovacích mailů. Ten je implementovaný jako služba operačního systému Windows, bežící na terminálovém serveru našeho zákazníka. Služba v nastaveném časovém intervalu:

  • stáhne z příslušné schránky došlé maily
  • z mailů načte číslo faktury a stav přijetí či zamítnutí
  • podle čísla faktury najde v systému EPASS odpovídající doklad - fakturu vydanou - a zapíše na ní stav přijetí/zamítnutí
  • mail uloží do Správy dokumentů a připojí jej k dokladu (v případě potřeby tedy může uživatel systému EPASS zjistit podrobnější informace přímo z mailu)

Závěr

Z hlediska odběratele má elektronická fakturace zásadní výhodu - faktury ve strukturovaném formátu není nutné do informačního systému zadávat ručně. Odpadá tedy zdlouhavé přepisování faktur do systému, doručených v papírové či nestrukturované elektronické podobě, což je potenciálním zdrojem chyb.

Pro našeho zákazníka je důležité, že jsme elektronickou fakturaci v systému EPASS realizovali obecným způsobem. Popsané řešení tedy není omezené pouze na jednoho konkrétního odběratele. Elektronické faktury mohou být obdobným způsobem odesílány kterémukoliv odběrateli, přičemž každý odběratel může akceptovat jiný formát pro elektronickou výměnu dat (např. EDIFACT, případně jiný - v závislosti na možnostech daného informačního systému).