Podpora pro rozesílání poptávek a vyhodnocení nabídek

Řešení bylo realizováno ve společnosti, která navrhuje, vyrábí a montuje velké ocelové konstrukce a zásobníky. Pro realizaci každé zakázky je třeba nakoupit velké množství různých druhů materiálů - armatury, hutní materiály, spojovací materiály, chemické výrobky, stavební materiály atd. V nakupovaných objemech znamená každé snížení ceny ve výsledku významnou úsporu nákladů. Hlavním prostředkem pro dosažení nejvýhodnějších cen je důsledné využívání poptávkového řízení pro každou dílčí dodávku.

Současný stav

Nákupčí dostává od vedoucího projektu průběžně podle postupu stavby požadavky na zajištění materiálu. V průběhu stavby je vydáno řádově desítky až stovky požadavků, každý obvykle s mnoha desítkami položek. Nákupčí je povinen poslat poptávku několika dodavatelům z udržovaného aktuálního seznamu dodavatelů příslušné komodity. Po obdržení nabídek nákupčí zaeviduje nabídnuté ceny, vybere cenově nejvýhodnější nabídky a vystaví objednávku. Jedná se o administrativně náročnou činnost, při které je třeba zpracovat velké množství položek.

Požadavky na řešení

Maximálním možným způsobem usnadnit (snížit pracnost) zpracování cenových informací z nabídek. Vést evidenci nabídnutých cen a dokumentovat způsob rozhodnutí nákupčího při volbě vítězné nabídky tak, aby v systému byly uchovány informace pro schvalovatele objednávky. Usnadnit rozesílání poptávek a komunikaci s dodavateli.

Řešení

Bylo využito standardních vlastností ERP EPASS® - možnost vytvářet řetězce dokladů kopií z výchozího do odvozeného dokladu s vytvářením položkových vazeb. K tomu byla vytvořena nadstavba, která spočívá v tom, že poptávané a nabízené položky je možno převést do tabulky ve formě XLS listu. Tabulky jsou průběžně synchronizovány s obsahem originálních dokladů. Tabulka je poskytnuta dodavateli k vyplnění nabídnutých cen. Cenové informace z nabídek systém zpracuje do souhrnné tabulky, ve které nákupčí vybere vítězné nabídky (položky nabídek) a systém umožní automatické vytvoření objednávek na vybrané dodavatele. Komunikace s dodavateli probíhá prostřednictví automatického rozesílání e-mailů s přílohami.

Postup zpracování nabídek a vytváření objednávek vypadá podrobněji takto:

1. Vytvoření poptávky
 Nákupčí má k dispozici aktuální seznam dokladů Požadavek na nákup. Požadavky na nákup obsahují položky potřebné pro danou stavbu, které nejsou k dispozici na skladě. Nákupčí vytvoří doklad Poptávka kopií z dokladu Požadavek na nákup. Nákupčímu se nabídne seznam možných dodavatelů požadované komodity včetně jejich souhrnného hodnocení. Nákupčí dá pokyn k vložení dodavatelů z tohoto seznamu do Poptávky.

2. Odeslání poptávky
 U každého dodavatele jsou v systému vedeny jeho kontaktní údaje, takže nákupčí může dát systému pokyn pro automatické odeslání poptávky e-mailem všem vybraným potenciálním dodavatelům. Každý e-mail obsahuje přílohu se standardním formulářem Poptávka. Nákupčí může před odesláním každé poptávky navíc vložit do e-mailu další přílohu se seznamem položek poptávky ve formě tabulky, do které dodavatel vyplní nabídnuté ceny ke každé položce. Dodavatel pošle vyplněný poptávkový dokument zpět poptávajícímu.

3. Přijaté nabídky
 Po obdržení nabídek od dodavatelů vytvoří nákupčí doklady Nabídka přijatá kopií z Poptávky. Na dokladu Nabídka je k dispozici funkce, která vyexportuje údaje z položek nabídky do tabulky ve formátu xls listu. Do této tabulky lze vložit ceny nabídnuté a zaslané dodavatelem. Tabulka s cenami položek je uložena a připojena k dokladu Nabídka. Po zadání cen, nákupčí naimportuje ceny z tabulky do položek dokladu Nabídka (tj. synchronizuje tabulku s položkami Nabídky).

4. Výběr vítězné nabídky
 Na dokladu Poptávka je k dispozici funkce, která naimportuje údaje ze všech nabídek do jedné tabulky a přiřadí ke každé položce nejnižší cenu ze všech nabídek. Finální podoba tabulky je věcí nákupčího, který musí vzít kromě ceny v úvahu i další kriteria - celkové hodnocení dodavatele, případné množstevní slevy atd. Nákupčí po zvážení všech okolností označí u každé položky číslo vítězné nabídky.

5. Vytvoření objednávek
 Posledním krokem je vytvoření objednávek. Systém vytvoří na pokyn nákupčího doklady Objednávka vydaná pro každého vítězného dodavatele a vloží do něj vybrané položky. Objednávku vydanou je možno odeslat e-mailem s přiloženým formulářem objednávky ve standardizovaném formátu.

Závěr

Jedná se o nástroj ke zefektivnění a zprůhlednění procesu výběru dodavatelů při zpracování velkého množství nakupovaných položek.