- Úvod ›
- ERP EPASS ›
- Případové studie ›
- Podpora pro rozesílání poptávek a vyhodnocení nabídek
Podpora pro rozesílání poptávek a vyhodnocení nabídek
Řešení bylo realizováno ve společnosti, která navrhuje, vyrábí a montuje velké ocelové konstrukce a zásobníky. Pro realizaci každé zakázky je třeba nakoupit velké množství různých druhů materiálů - armatury, hutní materiály, spojovací materiály, chemické výrobky, stavební materiály atd. V nakupovaných objemech znamená každé snížení ceny ve výsledku významnou úsporu nákladů. Hlavním prostředkem pro dosažení nejvýhodnějších cen je důsledné využívání poptávkového řízení pro každou dílčí dodávku.
Současný stav
Nákupčí dostává od vedoucího projektu průběžně podle postupu stavby požadavky na zajištění materiálu. V průběhu stavby je vydáno řádově desítky až stovky požadavků, každý obvykle s mnoha desítkami položek. Nákupčí je povinen poslat poptávku několika dodavatelům z udržovaného aktuálního seznamu dodavatelů příslušné komodity. Po obdržení nabídek nákupčí zaeviduje nabídnuté ceny, vybere cenově nejvýhodnější nabídky a vystaví objednávku. Jedná se o administrativně náročnou činnost, při které je třeba zpracovat velké množství položek.
Požadavky na řešení
Maximálním možným způsobem usnadnit (snížit pracnost) zpracování cenových informací z nabídek. Vést evidenci nabídnutých cen a dokumentovat způsob rozhodnutí nákupčího při volbě vítězné nabídky tak, aby v systému byly uchovány informace pro schvalovatele objednávky. Usnadnit rozesílání poptávek a komunikaci s dodavateli.
Řešení
Bylo využito standardních vlastností ERP EPASS® - možnost vytvářet řetězce dokladů kopií z výchozího do odvozeného dokladu s vytvářením položkových vazeb. K tomu byla vytvořena nadstavba, která spočívá v tom, že poptávané a nabízené položky je možno převést do tabulky ve formě XLS listu. Tabulky jsou průběžně synchronizovány s obsahem originálních dokladů. Tabulka je poskytnuta dodavateli k vyplnění nabídnutých cen. Cenové informace z nabídek systém zpracuje do souhrnné tabulky, ve které nákupčí vybere vítězné nabídky (položky nabídek) a systém umožní automatické vytvoření objednávek na vybrané dodavatele. Komunikace s dodavateli probíhá prostřednictví automatického rozesílání e-mailů s přílohami.
Postup zpracování nabídek a vytváření objednávek vypadá podrobněji takto:
1. Vytvoření poptávky
Nákupčí má k dispozici aktuální seznam dokladů Požadavek
na nákup. Požadavky na nákup obsahují položky potřebné pro danou
stavbu, které nejsou k dispozici na skladě. Nákupčí vytvoří doklad
Poptávka kopií z dokladu Požadavek na nákup. Nákupčímu se nabídne
seznam možných dodavatelů požadované komodity včetně jejich
souhrnného hodnocení. Nákupčí dá pokyn k vložení dodavatelů z
tohoto seznamu do Poptávky.
2. Odeslání poptávky
U každého dodavatele jsou v systému vedeny jeho kontaktní
údaje, takže nákupčí může dát systému pokyn pro automatické
odeslání poptávky e-mailem všem vybraným potenciálním dodavatelům.
Každý e-mail obsahuje přílohu se standardním formulářem Poptávka.
Nákupčí může před odesláním každé poptávky navíc vložit do e-mailu
další přílohu se seznamem položek poptávky ve formě tabulky, do
které dodavatel vyplní nabídnuté ceny ke každé položce. Dodavatel
pošle vyplněný poptávkový dokument zpět poptávajícímu.
3. Přijaté nabídky
Po obdržení nabídek od dodavatelů vytvoří nákupčí doklady
Nabídka přijatá kopií z Poptávky. Na dokladu Nabídka je k dispozici
funkce, která vyexportuje údaje z položek nabídky do tabulky ve
formátu xls listu. Do této tabulky lze vložit ceny nabídnuté a
zaslané dodavatelem. Tabulka s cenami položek je uložena a
připojena k dokladu Nabídka. Po zadání cen, nákupčí naimportuje
ceny z tabulky do položek dokladu Nabídka (tj. synchronizuje
tabulku s položkami Nabídky).
4. Výběr vítězné nabídky
Na dokladu Poptávka je k dispozici funkce, která
naimportuje údaje ze všech nabídek do jedné tabulky a přiřadí ke
každé položce nejnižší cenu ze všech nabídek. Finální podoba
tabulky je věcí nákupčího, který musí vzít kromě ceny v úvahu i
další kriteria - celkové hodnocení dodavatele, případné množstevní
slevy atd. Nákupčí po zvážení všech okolností označí u každé
položky číslo vítězné nabídky.
5. Vytvoření objednávek
Posledním krokem je vytvoření objednávek. Systém vytvoří
na pokyn nákupčího doklady Objednávka vydaná pro každého vítězného
dodavatele a vloží do něj vybrané položky. Objednávku vydanou je
možno odeslat e-mailem s přiloženým formulářem objednávky ve
standardizovaném formátu.
Závěr
Jedná se o nástroj ke zefektivnění a zprůhlednění procesu výběru dodavatelů při zpracování velkého množství nakupovaných položek.