Automatizovaná tvorba a rozesílání upomínek emailem

Řešení bylo implementováno pro velkou výrobně-obchodní společnost, která se zabývá výrobou a prodejem zboží i služeb převážně koncovým zákazníkům (B2C) jak v ČR tak v zahraničí.

Problém:

Je požadováno vytvoření automatické služby, která umožní rozesílání emailových upomínek zákazníkům, kteří jsou v prodlení po splatnosti vydaných faktur. Tyto upomínky musí být rozesílány dle daného algoritmu a poté evidovány systémem. Takto vydané upomínky nesmí omezit možnost vydávat další dokumenty tohoto typu (upomínky) ručně na základě přímého rozhodnutí oprávněného uživatele. Upomínky musí obsahovat mailovou adresu konkrétního obchodníka, který obchod uzavřel jako adresu, ze které byla upomínka odeslána. Služba musí probíhat automaticky v daném časovém intervalu (např. 1x denně)

Podmínky pro řešení:

  • Obchodníci musí mít otevřený platný uživatelský účet v ERP EPASS® a musí mít uvedenu platnou emailovou adresu
  • Při uzavírání obchodu musí být v systému evidována i emailová adresa zákazníka.

Řešení:

K dokladu "faktura vydaná" byl připojen nový parametr "Upomínka č.", který může nabývat hodnot 1 či 2 (pro první či druhou upomínku). K procesu fakturace v modulu OBCHOD je připojen zákaznický Snap-in, který zjistí seznam neuhrazených faktur s prošlým datem splatnosti. U každé faktury v seznamu Snap-in podle počtu dní po splatnosti vyhodnotí, zda má být zaslaná upomínka resp. kolikátá upomínka, či zda již upomínka nebyla odeslána. Tuto skutečnost zjistí z nového parametru dokladu "Upomínka č.". Počty dní po splatnosti pro 1. resp. 2 upomínku je možno nastavit v samotném Snap-inu.

Pro každou fakturu, na kterou má být vytvořena upomínka, Snap-in:

  • Zjistí emailovou adresu zákazníka z dokladu
  • Zjistí emailovou adresu obchodníka z dokladu
  • Podle nastavení pro jednotlivé upomínky (1. nebo 2. upomínka) vyhledá vzor pro tělo zprávy ve formátu HTML a vzor pro alternativní tělo zprávy ve formátu TXT. Alternativní tělo zprávy použije e-mailový klient příjemce zprávy, pokud nepodporuje příjem zpráv ve formátu HTML. Tento vzor vyplní Snap-innásledujícími informacemi:
  • číslo faktury
  • datum vystavení faktury
  • datum splatnosti
  • neuhrazená částka faktury
  • termín úhrady (datum upomínky + nastavený počet dní)
  • jméno obchodníka
  • Snap-in dále vytvoří e-mailovou zprávu s těmito položkami:
  • Odesílatel - e-mail obchodníka
  • Příjemce - e-mail zákazníka
  • Skrytý příjemce - nastavená e-mailová schránka pro archivaci odeslaných e-mailů
  • Předmět zprávy - např. "Faktura č. XXXXXXX - 1. upomínka"
  • Tělo zprávy - dle nastaveného vzoru
  • Odešle zprávu na nastavený SMTP server (program zajišťující odeslání emailové pošty)
  • Ke konkrétní faktuře evidované v systému přidá nastavený text v němž bude uvedeno datum odeslání upomínky a adresa, na kterou byla upomínka odeslána
  • Nastaví parametr dokladu "Upomínka č." na číslo odeslané upomínky (1, 2)
  • Ošetří chybové stavy. Při rozesílání upomínek mohou nastat různé problémy bránící odeslání upomínky. Protože služba rozesílá upomínky automaticky bez zásahu uživatele, musí být o případných problémech vhodným způsobem informována zodpovědná osoba, aby mohla problém řešit. V takovém případě systém provede:
  • Zápis chyb do windows-logu na serveru
  • Zápis chyb do textu "Upomínky" připojené k faktuře
  • Odešle e-mail obchodníkovi uvedenému na dokladu.
  • V případě obecné chyby pošle e-mail správci systému

Výstupy řešení:

  • Emailová upomínka odeslaná zákazníkovi a uložená u odesílatele na specielním emailovém účtu
  • Případná chybová hlášení