• Úvod ›
  • Tipy ›
  • Automatické zasílání upomínek

Automatické zasílání upomínek

upominky2

 




Funkce slouží k pravidelnému automatickému generování a odeslání upomínek neuhrazených faktur po splatnosti. Upomínky jsou odesílány e-mailem neplatícím zákazníkům. Funkce je realizovaná jako Windows služba.

Seznam faktur pro vytvoření upomínek

Služba nejprve zjistí zjistí seznam faktur, na které by měla být zaslána upomínka dané úrovně (1. upomínka, 2. upomínka, atd.). Jedná se o faktury, které splňují tyto podmínky:

  • Faktura není zcela uhrazena (ignoruje se rozdíl do 1Kč)
  • Od data splatnosti uplynul nastavený počet dní
  • V případě druhé (a každé další) upomínky musí již být odeslána první (předchozí) upomínka, a od odeslání první (předchozí) upomínky uplynul nastavený počet dní.
  • Na partnerovi uvedeném na faktuře není nastavený příznak "Neupomínat" (významný zákazník, obchodní dohoda apod.)

E-mail s upomínkou

Pro každou zjištěnou fakturu, splňující předchozí podmínky, se vytvoří e-mail s upomínkou s následujícími vlastnostmi:

  • Příjemce - příjemcem e-mailu je partner (resp. organizační jednotka partnera zadaná na faktuře).
  • Odesílatel - odesilatelem e-mailu je obchodník. Ten je vyplněn na faktuře v parametru "Obchodník".
  • Skrytá kopie - slouží ke kontrolnímu zaslání upomínky na nastavenou adresu nebo k zaslání do schránky, která slouží pro archivaci odeslaných upomínkových e-mailů.
  • Předmět - vzory pro předmět e-mailu jsou uloženy v konfiguračním souboru. Nastavují se vzory pro jednotlivé úrovně upomínek a jazykové mutace.
  • Tělo zprávy - vzory pro tělo zprávy jsou uloženy v textových souborech s příponou .htm (obsahují HTML) nebo .txt. (obsahují prostý text). Pokud existují oba, nastaví se e-mailu dvě alternativní zobrazení (HTML a prostý text) a e-mailový klient příjemce si vybere jedno z nich podle toho, zda podporuje formát HTML. Se službou jsou dodávány vzory, které je možno zaměnit za jiném případně modifikovat, což si může provést zákazník sám.

Příklad těla e-mailové zprávy, vytvořený podle dodávaného vzoru:

1. Upomínka

Při pravidelné kontrole pohledávek jsme zjistili, že jste do dnešního dne neuhradili částku 15 850,00 Kč, vyúčtovanou Vám fakturou (účetním dokladem) č. 511003810, vystavenou dne 16.11.2010 a splatnou ke dni 2.12.2010.

Věříme, že k nezaplacení naší pohledávky došlo pouze nedopatřením. Proto prosím, v případě nesrovnalostí či chybějícího dokladu, neprodleně kontaktujte Vašeho obchodně-technického zástupce pro sjednání nápravy. Prosím pochopte, že pokud dlužnou částku neuhradíte nejpozději do 20.12.2010, budeme nuceni učinit všechna nezbytná opatření k zajištění našich oprávněných nároků.

S pozdravem

...

Tato upomínka je automaticky generována naším informačním systémem. V případě nejasností kontaktujte svého přiděleného obchodního zástupce viz výše.

Ošetření chybových stavů

Při rozesílání upomínek mohou nastat různé problémy bránící odeslání upomínky. Protože služba rozesílá upomínky automaticky bez zásahu uživatele, musí být o případných problémech vhodným způsobem informována zodpovědná osoba, aby mohla případný problém řešit - např. partner (zákazník) nemá zapsaný e-mail, na dokladu není vyplněn obchodník nebo nemá zapsaný e-mail, odeslání zprávy se nepodařilo (nedostupný SMTP server apod.), jiná chyba.

Služba zapíše chybu do windows-logu na serveru (slouží pro administrátora systému), zapíše chybu do textu "Upomínky" na dokladu Faktura (informace pro uživatele), odešle e-mail obchodníkovi uvedenému na dokladu, a v případě obecné chyby pošle e-mail správci systému.

Odeslání vytisknuté upomínky poštou

V případě, kdy zákazník nemá e-mailovou adresu, je potřeba mu upomínku poslat jiným způsobem, např. poštou. Proto chybové e-maily, posílané obchodníkům (nebo správci), mohou obsahovat přílohu s textem upomínky vhodnou pro vytisknutí a poslání poštou.