Datové schránky

datove_schranky






ERP EPASS® je plně kompatibilní s datovými schránkami, které se od roku 2010 stávají běžnou součástí života každé společnosti.

ERP EPASS® umožňuje uživatelům s patřičným oprávněním:

  • spravovat přístupy k datovým schránkám
  • zadávat spojení typu datová schránka k jednotlivým partnerům
  • vyhledávat datové schránky podle známého IČ firmy
  • odesílat zprávy do datové schránky (odbobně jako odesílání emailu), včetně možnosti evidování takto odesílané pošty prostřednictvím DMS modulu SPRÁVA DOKUMENTŮ
  • přijímat zprávy z datové schránky prostřednictvím DMS modulu SPRÁVA DOKUMENTŮ
  • provádět další operace (evidování, třídění, seskupování) s přijatými zprávami včetne přiřazení zprávy k partnerům zadaným v systému
  • přiřazovat k přijaté zprávě workflow (schvalovací či oběhové řetězce)

FAQ

  • Jakým způsobem se vyhledávají adresy datových stránek jiných subjektů?
    Vyhledání lze provést při zadání datové schránky do modulu Partneři - při zadání nového spojení k firmě (u osob není hledání podporováno). Na požádání se zavolá služba, která zkontroluje pomocí webové služby podle DIČ zadaného na partnerovi, zda a jaká datová schránka pro něj existuje (v současnosti lze použít pouze pro právnické osoby).
  • Adresář kontaktů - je možné vytvářet adresář kontaktů?
    Datové schránky se zapisují standardně v modulu Partneři k jednotlivým firmám a osobám jako komunikační spojení (stejně jako e-mail nebo mobil). Následně je pak možné jednoduše dohledat partnera pomocí jména datové schránky resp. zjistit, jakou datovou schránku má daný partner.
  • Je řešeno přihlášení certifikátem?
    Ano, je třeba uvést cestu k certifikátu.
  • Jaké jsou možnosti ohledně změny hesla přímo v programu?
    Aktuálně se zadává do ERP EPASS již existující platné heslo k datové schránce, proto aby přihlášený uživatel mohl stahovat, resp. odesílat zprávy z/do datové schránky bez nutnosti další autentizace. Nastavením hesla v ERP EPASS však nedojde k jeho změně na straně datové schránky. Tato možnost je však do budoucna plánována.
  • Jak je zajištěno zobrazení historie zpráv včetně odpovědí na zprávu?
     Zprávy se ukládají do Správy dokumentů. Automatické svázání odpovědi s novou zprávou není implementováno. Nicméně karty dokumentů s doručenou i odeslanou zprávou lze ručně svázat. Vazby na daného partnera, kterému patří daná datová schránka, pak umožňují komunikaci s partnerem snadno zobrazit, podobně jako v klasické podatelně. Na rozdíl od klasické "papírové" podatelny se přitom ukládá i obsah zpráv.
  • Má datová zpráva časové razítko?
    Ano, datová zpráva je automaticky opatřena časovým razítkem při jejím odeslání.
  • Je možné odeslání zprávy současně spojit s elektronickým podpisem?
    Elektronický podpis řeší Správa dokumentů, kde je možné PDF soubory opatřit elektronickým podpisem. Následně je možné takto podepsané odeslat do datové schránky.
  • Ověření datové zprávy ze seznamu či ze souboru - je možné ověřit pravost zprávy?
     Pravost zprávy je zajištěna vlastní infrastrukturou datových schránek. Do datové schránky nemůže nikdo anonymně poslat zprávu, stejně jako nemůže nikdo poslat zprávu pod cizí identitou. Pravost datové zprávy dále zajišťuje její vlastní formát ZFO, případně elektronický podpis, kterým je opatřena. V případě porušení konzistence by došlo při otevření datové zprávy k chybě s tím, že soubor je poškozen.
  • Je možné tisknout datové zprávy?
    To umožňuje přímo aplikace Form Filler od společnosti Software602, ve které se zprávy otevírají.
  • Dá se datová zpráva vyexportovat do PDF, a odeslat PDF e-mailem?
    Celou zprávu převést do PDF nelze, protože může obsahovat přílohy různých typů a formátů. Převod většiny běžně používaných příloh do formátu PDF možný je, a to buď přímo prostřednictvím aplikace, ve které je daná příloha otevřena, nebo prostřednictvím vhodného programu umožňujícího konverzi. Odeslat datovou zprávu jako přílohu e-mailu není problém. Stejně tak lze odeslat samostatně i přílohy z datové zprávy, které je třeba nejdříve uložit na disk. Případně lze přílohy odeslat přímo ze Správy dokumentů, pokud jsou na kartě dokumentu uloženy samostatně (záleží na nastavení podatelny).
  • Jakým způsobem je zajištěné hlídání termínů pro vyřízení zpráv?
    Datová zpráva žádný termín vyřešení nemá. Lze však řešit nastavením termínu pro vyřešení na kartě dokumentů. Také je možné toto řešit prostřednictvím událostí - kartu dokumentu se zprávou lze vložit do události s nastaveným datem Vyřešit do. Dle nastavení lze před termínem "Vyřešit do" automaticky zaslat řešiteli upozornění.
  • Lze nějak kontrolovat platnost elektronického podpisu a certifikátů?
    Upozornění na konec platnosti používaného podpisu resp. certifikátu lze realizovat pomocí modul Události s nastaveným upozorněním (upozornění mohou být i periodická, např. jednou za rok).
  • Může s jednou schránkou pracovat více uživatelů?
    K jedné schránce je možné nastavit přístup více uživatelům. Každý uživatel by měl používat své vlastní přihlašovací jméno a heslo nebo certifikát.
  • Je možné více uživatelům nastavit různá práva?
    Práva uživatelů jsou řešena v administraci datové schránky.
  • Dají se datové zprávy exportovat, importovat či zálohovat?
     Zprávy lze hromadně stahovat a ukládat do Správy dokumentů prostřednictvím podatelny, nebo je tam ukládat ručně po jedné.
  • Může jeden uživatel používat více datových schránek?
    Ano, každý uživatel může mít nastaven přístup k více datovým schránkám. Při odeslání pak vybírá, prostřednictvím které se má zpráva odeslat.
  • Dá se s datovou schránkou pracovat v multiplatformním prostředí? Např. formou webového přístupu z počítače s jiným operačním systém než Windows.
    Datové schránky mají vlastní webové rozhraní (www.mojedatovaschranka.cz).
  • Je možný přístup k datové schránce prostřednictvím mobilního telefonu či tabletu?
    Pro přístup k datovým schránkám z mobilních zařízení existují aplikace, které jsou dostupné ke stažení na portálu příslušné mobilní platformy: