Úvod ›
Tipy ›
Více účetních jednotek v jediné databázi

Více účetních jednotek v jediné databázi

Často je požadováno vést informační agendy skupiny samostatných společností (různá IČ), které mají společné portfolio zákazníků, existují mezi nimi různé obchodní aktivity, pracují s jednotnými číselníky apod.

Společnosti musí vykazovat samostatně hospodářské výsledky, ale jejich majitel požaduje, aby společnosti byly vedeny jednotným způsobem, používaly stejnou nebo obdobnou účetní osnovu, případně chce mít k dispozici rychlý, jednoduchý globální přehled jejich obchodních aktivit (obchodních).

Informační systém EPASS® umí na společné datové bázi evidovat agendy neomezeného množství samostatných účetních jednotek, které mohou sdílet celou řadu stejných číselníků, nastavení a vzájemně využívat zvolené informace mezi sebou.

To přináší nesporné výhody oproti řešením postaveným na oddělených databázích, kde se důležité údaje duplikují a jejich synchronizace je velmi komplikovaná, mnohdy ne zcela funkční.

Výhody této architekury:

PARTNEŘI: jsou společní pro všechny vedené společnosti. Znamená to, že:

nesolventní zákazník nemůže nakoupit v sesterské společnosti něco, co mu v jiné sesterské společnosti odmítli prodat, protože už má překročený limit pohledávek
odpadají složité synchronizační procedury
lze zjednodušit proces centrálního nákupu u jednoho dodavatele
všichni sdílí veškeré podchycené informace o partnerovi (kontakty spojení, obchodní informace, dokumenty, záznamy o vzájemné komunikaci apod.)

FINANCE: pro všechny účetní jednotky je možné uplatnit jednotnou metodiku vedení účetnictví.

lze udržovat společný účetní rozvrh s tím, že mohou být definovány odchylky (na účtu může být nastaveno, že platí pouze pro zadanou účetní jednotku), účetní jednotky mohou sdílet vybrané předkontace
ekonomické informace lze ve výstupech prezentovat za jednu účetní jednotku, nebo dohromady pro vybrané účetní jednotky.
správa období dokladů a účetních období může být účetními jednotkami sdílena.
organizační struktura může být účetními jednotkami sdílena, nebo má každá účetní jednotka svoji strukturu.
každá účetní jednotka může mít jinak definované fiskální období.
každá účetní jednotka vystupuje zcela samostatně vůči státu. Podává daňová přiznání, tiskne veškeré povinné účetní výkazy apod.
kurzovní lístek je sdílenou agenda.

Účetní osnova

DOKLADOVÉ ŘADY: mají nastavenu účetní jednotku, pod kterou doklady v dané řadě spadají. V seznamech dokladů (např. faktury vydané) může oprávněný uživatel snadno přecházet mezi povolenými účetními jednotkami (volbou v rozbalovací nabídce). Není nutné se odhlašovat a následně znovu přihlašovat k programu!

Faktury_vydane

SPRÁVA DOKUMENTŮ: dokumenty mohou být sdíleny přes všechny vedené společnosti.

MAJETEK: je evidován v knihách, u kterých je obdobně jako u dokladů, nastavena účetní jednotka. V přehledu karet majetku lze zobrazit majetky konkrétní účetní jednotky, nebo zobrazit veškerý majetek všech účetních jednotek (na které má uživatel přístup).

Prehled_majetku

KATALOGY PRODUKTŮ: produkty jsou evidovány jednotným způsobem - ať již nakupované díly nebo prodávané zboží. Katalogy i ceníky mohou být společné pro všechny společnosti, nebo pro jejich určitou skupinu. Sklady mohou být přístupné k nahlédnutí pro jiné společnosti - je možné zjistit, zda je zboží na skladě v sesterské společnosti apod.

VZÁJEMNÉ OBCHODNÍ AKTIVITY: aktivity mezi jednotlivými účetními jednotkami jsou snadno řešitelné díky možnosti vytvářet nové doklady z již existujících. Faktura vydaná v jedné společnosti (účetní jednotce) slouží jako zdroj pro tvorbu faktury došlé ve společnosti druhé (účetní jednotce).

Veškeré číselníky, filtry, tiskové výstupy, zákaznická přizpůsobení jsou sdílené.

UŽIVATELÉ: jednotná správa uživatelů a jejich přístupových oprávnění. Každý uživatel má nastaveno, ke kterým účetním jednotkám má přístup.

Přístup ke všem informacím je v celém informačním systému zabezpečen systémem práv. Přístup ke všem informacím všech účetních jednotek tak může mít pouze vybraný okruh osob, ostatní mají přístup pouze v rámci jedné účetní jednotky nebo její části.
Veškeré agendy (doklady, účetní zápisy apod.) jsou pro jednotlivé účetní jednotky dokonale separovány a nemůže dojít k jejich promíchání!