Fakturace

Agenda fakturace v ERP EPASS® – přehlednost, efektivita a vysoká produktivita práce. Rozdělte evidenci vystavovaných faktur do libovolného počtu knih – číselných řad podle organizačních a věcných kritérii a přidělte přístupová práva na knihy faktur jednotlivým fakturantům. Nadefinujte potřebné fakturační údaje pro jednotlivé knihy a přizpůsobte formát faktury vašim firemním potřebám a preferencím. Získejte výraznou úsporu pracnosti prostřednictvím generování faktur z dokladů prodejního procesu. Různé obchodní procesy mohou mít odlišný princip fakturace, který může být podpořen nějakým zákaznickým algoritmem, automatizujícím vystavení faktur podle odeslaných dodacích listů nebo jiných podkladů, například podle evidence odvedené práce a podobně.

Faktury v ERP EPASS®

Faktury je možno vést v libovolném počtu knih – číselných řad. Kromě standardního tiskového výstupu lze vytvářet také uživatelské výstupy podle podkladů dodaných zákazníkem. Jednotkové ceny na položkách faktury jsou přebírány ze zvolených cenových hladin definovaných v cenících, které jsou součástí katalogu produktů. S vlastní fakturací souvisí také automatické generování daňových dokladů k přijaté zálohové platbě a tvorba a odesílání upomínek k nezaplaceným fakturám po splatnosti.

Fakturace jako součást prodejního procesu

Fakturace je v ERP EPASS pojata jako výsledek obchodního, nebo výrobního procesu. Uživatel může vystavit souhrnné faktury exportem z vybraných dodacích listů, nebo jiných dokladů evidujících plnění zakázek. Faktura automaticky přebírá údaje z předcházejících dokladů prodejního procesu, včetně například jednotkových cen, nebo intervalů splatnosti dohodnutých ve smlouvě.

Fakturace prací na externích zakázkách

Pokud je vedena evidence odpracovaných hodin na externích zakázkách v ERP EPASS modulu TimeSheet, lze na základě evidovaných údajů (odpracovaných hodin, typů činností jednotlivých pracovníků) vygenerovat vydanou fakturu. Výpočet fakturované částky lze ovlivnit nastavením například stanovením jednotkové ceny, způsobem seskupení vyúčtovávaných údajů, rozdělením vyúčtování do více dokladů podle objednávek.

Elektronická fakturace

ERP EPASS umožňuje plně automatizované odeslání faktur elektronicky. Formát a způsob odeslání faktury může být pro každého zákazníka jiný. K dispozici jsou formáty XML, PDF, ISDOC, ISDOCX (standardizovaný formát určený pro automatizovaný import do ekonomických systémů). V současnosti je možné nastavit tyto způsoby odeslání:

• Uložení do složky na disku – dokument se pouze uloží do nastavené složky na disku, a uživatel s ním může dále libovolně nakládat, např. jej ručně poslat mailem.
• Odeslání mailem – dokument faktury se automaticky odešle v příloze mailu do nastavené mailové schránky příjemce.
• Uložení na FTP server zákazníka – dokument faktury se automaticky přenese do nastavené složky na FTP serveru příjemce.
• Zaslání do datové schránky příjemce

Odesílání faktur pomocí Plánovaných úloh

Automatické odesílání faktur je realizováno v nastaveném čase pomocí Plánovaných úloh – speciálního serveru EPASS Planned Tasks:

• Úlohu pro odesílání faktur lze nastavit tak, aby do odesílané zprávy automaticky zahrnuly i přílohy – dokumenty připojené k dokladu faktury, typicky soupis dodacích listů.
• Na každé úloze může být definována HTML šablona, která obsahuje informaci o tom, jaký text bude umístěn do těla/nadpisu každého emailu.
• Všechny úspěšně zpracované faktury jsou zapsány do systémového logu Plánovaných úloh (kdy byla faktura odeslána, kam byla odeslána).
• U každé faktury je uživatelský stav, který nastavuje úloha po úspěšném odeslání faktury.
• Pokud se nepovede zpracovat konkrétní faktury (například zákazník nemá nastavenu fakturační emailovou adresu) jsou emailem informováni nastavení uživatelé.
• Emaily se zasílanými fakturami jsou odesílány z nastavené emailové adresy “odesílatel”. Pokud proběhne pokus o odeslání na neexistující adresu, je na email odesílatele doručena příslušná informace.

Elektronická fakturace ve formátu ISDOC

ERP EPASS® podporuje ISDOC – standard pro elektronickou fakturaci v České republice, vytvořený v roce 2009 sdružením ICT Unie. Slouží k zasílání faktur – daňových dokladů v elektronické podobě mezi podniky nebo orgány veřejné správy a je vhodný pro automatizovaný import do ekonomických systémů.
Z technického hlediska se jedná o dokument ve formátu XML, podepsaný elektronickým podpisem. Existuje rovněž varianta ISDOCX – to je ZIP archiv, který kromě samotného XML souboru může obsahovat další přílohy v libovolných formátech například PDF, DOC, TXT.

Odesílání faktur

V systému EPASS je funkce pro odeslání dokumentů ISDOC dostupná v seznamu vystavených faktur. Z pohledu uživatele je použití funkce velmi jednoduché – uživatel v seznamu označí požadované faktury a v menu vybere volbu Odeslat doklady ve formátu ISDOC. V nastavení lze změnit formát výsledného dokumentu na ISDOCX – systém pak do výsledného ZIP archivu automaticky zahrne i přílohy, což jsou dokumenty připojené k faktuře. Je podporován i elektronický podpis ve formátu XML Signature.

Příjem faktur

Funkce pro import dokumentů ISDOC je dostupná v seznamu přijatých faktur – uživatel jednoduše vybere v menu volbu Import dokladů ve formátu ISDOC. Z nastavené složky na disku se načtou všechny soubory ISDOC/ISDOCX, a z každého jednotlivého souboru se vytvoří doklad. Jedná-li se o formát ISDOCX, systém automaticky uloží přílohy obsažené v archivu do Správy dokumentů, a připojí je k naimportovanému dokladu. Je-li dokument elektronicky podepsaný, je automaticky otestována validita elektronického podpisu s případným uživateli zobrazením varování, například že dokument ISDOC byl od okamžiku podpisu změněn, podpisový certifikát je neplatný atd.